Reklam
Reklam
Reklam

ISO Yönetim Sistemi Standartlarında Yüksek Seviye Yapı

Yüksek seviye yapı; çoklu yönetim sistemi kullanan kuruluşların yönetim sistemlerinin entegrasyonu kolaylaştırırken, sektörler içinde gerek ürün gerek hizmet kalitesi seviyelerinde de artışı beraberinde getiriyor. Çalışan iş yükü azalırken; daha verimli ve hata payı daha az olan ürün/hizmet üretimi de söz konusu oluyor.

ISO Yönetim Sistemi Standartlarında Yüksek Seviye Yapı
10 Şubat 2021 - 12:48 - Güncelleme: 10 Şubat 2021 - 13:03

Nurdan SÖZEN (Uzman)

Ürün Güvenliği, Piyasa Gözetimi ve Denetimi ile Uygunluk Değerlendirmesi Alanlarında Farkındalığın Artırılması için Teknik Destek Projesi kapsamında hazırlanmıştır.

  1. GİRİŞ

Ticaret ve üretim kavramları, ülkeler için özellikle ekonomik büyüme, kalkınma, sermaye kazandırma, döviz rezervlerini artırma gibi faydalar sağlar. Teknolojinin gelişimi ile birlikte iletişim hız kazanırken, bu durum, ithalat-ihracat hareketlerinde artışı da beraberinde getirdi. Günümüzde ise, online alışverişin hayatımıza girmesiyle birlikte ulusal ve/veya uluslararası ticarette perakende müşterilerinin memnuniyeti, tercihleri ve davranışları ön plana çıkıyor. Ayrıca, makroekonominin siyasi politikadan ayrı tutulamayacağı perspektifinden hareketle; ülke politikasında doğrudan veya dolaylı olarak alınan kararlar ile ticaret şekilleniyor.

Bu olgularının bütününe bakıldığında ise, ticaret hayatında uzun süredir var olan ve uygulanmasının giderek arttığı yönetim sistemleri belgelendirme faaliyetleri görülmekte. Yönetim sistemi standartları, kuruluşların politikalarını ve süreçlerini belirli hedeflere ulaşmak için yönetmelerine yardımcı olmak için gereksinimleri veya rehberliği belirleyen ISO standartlarıdır (1). Bu standartlar kapsamında belgelendirme, bazen bir ülkenin ithalat şartları içinde yer alırken; bazen ürün/hizmet sağlanan işletmelerin ihalelerinde ve/veya perakende müşterisinin tercih sebebi olabilmektedir.

Rekabet avantajı yanında, yönetim sistemlerinin belgelendirilmesi firmalar için sürdürülebilir iyileştirmeyi sağlıyor. Firmaların, ulusal veya uluslararası standartlarla uyumlu hizmet vermesi, ürün kalitesinin geliştirilmesi yanında, yasal zorunluluklara uyum, müşteri memnuniyeti, şirket içi verimlilik, çalışan sürdürülebilirliği gibi birçok alanda katkı sunmaktadır.

Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO)’nun yönetim sistemi standartlarına ilişkin belgelendirmesi en yaygın kullanılan ve tanınan belgelendirme alanıdır. Aslında, seksenden fazla yönetim sistemi standardı vardır (2). Bu standartlar tüm ekonomik sektörler, çeşitli kuruluş türleri ve büyüklükleri ile çeşitli coğrafi, kültürel ve sosyal koşullara uygulanacak şekilde tasarlanmıştır. Yüksek seviye yapıya geçiş ile, birçok yönetim sistemi standartları aynı yapıya sahiptir ve ortak terim, tanım ve gereksinimler içermektedir (1).

Yüksek seviye yapı kullanımı öncesi, yönetim sistemi standartları çok farklı şekil ve yapılarda yayınlanmış. Bu durum; ortak yapı eksikliği, uygulama aşamasında bazı karışıklıklar ve zorluklara sebep olmuştur.

Bu karışıklıklar ve zorluklar ISO standartlarında yüksek seviye yapıya geçilmesine ihityaç doğurmuştur. Farklı yönetim sistemlerinin entegre olmasını sağlamak ve çoklu yönetim sistemlerinin kurulmasını kolaylaştırıp, cazip hale getirmek için oluşturulan yüksek seviye yapı, birden fazla yönetim sistemi arasında yeni kavramların kullanımının sağlanması için de bir fırsat oluşturmaktadır.

  1. YÜKSEK SEVİYE YAPI

2012 senesi itibariyle, özellikle yönetim sistemi standartları yapılarında yüksek seviye yapı revizyonuna başlandı. Bu yeni standart yapısının ismi ilk olarak ANNEX SL şeklinde ifade edildi; bu terim 2019’da da ‘ANNEX L’ olarak anılır oldu (2).

Annex SL, ISO Teknik Yönetim Kurulu (TMB), Ortak Teknik Koordinasyon Grubu (JTCG)’nun bir ürünüdür. TMB, yeni teknik standartların uygulanması ile ilgili teknik süreçleri yönetmek için tahsil edilmiştir. Bu süreçlerin nasıl çalıştığını kontrol etmektedir ve standartların oluşturulma, teknik komitelerin yönetimi için kuralları belirlemektedir. JTCG ise, TMB özel bir yönetim sistemi oluşturulması ve uygulanması ile ilgili faaliyetleri yönetir (11).

Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO), belli periyotlarla standartları gözden geçirmekte, ihtiyaçlar doğrultusunda revize etmekte ve ilgili taraflar için kullanışlı hale getirmektedir (3). Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO) tarafından geliştirilen bu yapı, gelecekteki tüm yönetim sistemi standartları için özdeş yapı, metin ve ortak terimler ve tanımlar sağlamaktadır (4).

Bu yapı, gelecekteki tüm yönetim sistemleri standartlarının uyumluluğu için aynı yapıyı izlemesi adına tasarlanmıştır olup, ISO web sitesinden alınan güncel bilgiler ışığında; Mayıs 2020 tarihine kadar olan süreçte kırk beş (45) adet standart bu yapıda olacak şekilde revize edildiği görülmektedir. Diğer standartların ise bu yeni yapıya göre revize edilmesi çalışmaları sürmektedir (5). 2012 yılında birden fazla yönetim sistemi standartlarında revizyonunda uygulanmaya başlanan yüksek seviye yapı, en son 2020 senesi şubat ayında ISO 22313 Toplumsal Güvenlik – İş sürekliliği yönetim sistemleri – Kılavuz bilgiler standardı revizesinde kullanılmıştır (6).

    1.  Yüksek Seviye Yapı Maddeleri (HLS)

Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO) tarafından yayınlanan ISO/IEC Directives Part 1 and Consolidated ISO Supplement içerisinde yer alan ANNEX yapılarında; yüksek seviye yapı maddeleri ve yönetim sistemi standartlarının revizyonunda izlenecek detaylar anlatılmaktadır. Yüksek seviye yapı standartların ana içerikleri benzer şekilde ele alınırken; revizyon gerçekleştirilen yönetim sistem standartlarının konusuna bağlı olarak, ana maddelerin alt maddelerinde farklı gerekliliklerin eklenmesi de söz konusu olabilmektedir (7).
Yüksek seviye yapı bünyesinde yer alan 10 maddelik içerik şöyledir:

  • Madde 1: Kapsam

  • Madde 2: İlgili Referanslar

  • Madde 3: Terimler ve Tarifler

  • Madde 4: Kuruluşun Bağlamı

  • Madde 5: Liderlik

  • Madde 6: Planlama

  • Madde 7: Destek

  • Madde 8: Operasyon

  • Madde 9: Performans Değerlendirme

  • Madde 10: Geliştirme (7).

Yüksek seviye yapı standartların ana maddeleri ise aşağıdaki gibi özetlenebilir (8,9,10,11,12):

1. Kapsam

Bu yönetim sisteminin hedeflerini özetler ve organizasyon bağlamındaki (madde 4) gereklilikleri doğrulamaktadır. Bu ISO standardının kapsamıyla ilgilidir, sistemin kapsamıyla ilgili değildir.

Madde ayrıca kuruluşların yasal ve düzenleyici gereklilikleri yerine getirmeleri ve sürekli olarak iyileştirmeleri gerektiğini ve tüm gereksinimlerin genel olduğunu ve sağlanan tür, boyut ve ürün / hizmet ne olursa olsun tüm kuruluşlar için geçerli olması gerektiğini belirtmektedir.

2. Normatif referanslar

Bu bölüm, standardın ilişkili olduğu diğer standartların belirtildiği bölümdür. Ayrıca, standart numaralandırmasını diğer ISO standartlarıyla uyumlu tutmak için vardır.

3. Terimler ve tanımlar

Her standart, disipline özgü bazı terimlerle birlikte bazı genel yönetim sistemi terimlerini ve tanımlarını içermektedir. Yüksek seviye yapıda ortak olarak kullanılan terimler ise aşağıdaki gibidir;

  • Kuruluş

  • İlgili Taraf,

  • Paydaş

  • Gereksinim

  • Yönetim Sistemi

  • Üst Yönetim

  • Etkinlik

  • Politika

  • Amaç

  • Risk

  • Yeterlik

  • Dokümante Edilmiş Bilgi

  • Süreç Performans

  • Dış Kaynaktan Karşılama

  • İzleme-Ölçme

  • Denetim

  • Uygunluk

  • Uygunsuzluk

  • Düzeltme

  • Düzeltici Faaliyet

  • Sürekli İyileştirme


4. Kuruluşun bağlamı

Bu madde dört alt maddeden oluşur:
4.1 Kuruluşu anlama ve bağlamı
4.2 İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini anlama
4.3 Yönetim sisteminin kapsamını belirleme
4.4 Yönetim sistemi

Standart bu maddeyle, kurum içi veya kurum dışı olsun kuruluşu etkileyen tüm konuların belirlemesini talep etmektedir.  Dış konular yasal, teknolojik veya kültürel gibi konuları içermektedir ve uluslararası, ulusal veya yerel olabilir.  İç konular, kültür ve bilgi gibi şeyleri içermektedir. İlgili tarafların ihtiyaçları da yönetim sisteminin kapsamı, yani neyi kapsadığı ile birlikte anlaşılmalıdır. Süreçler, girdileri ve çıktıları ile birlikte belirlenecek ve uygun şekilde dokümante edilmiş bilgi olarak bulunması gerekmektedir.

5. Liderlik

Madde 5, üç alt maddeden oluşur:
5.1 Liderlik ve taahhüt
5.2 Politika
5.3 Organizasyonel görev, sorumluluk ve yetkililer

Bu yapı, liderlik kavramına özellikle önem vermektedir. Liderlik maddesiyle, üst yönetimin artık organizasyonun yönetim sistemine daha fazla hesap verebilirliği ve katılımı vurgulanmaktadır.

Üst yönetim, liderlik göstermek zorundadır. Bunu yapmak için politikalar oluşturmalı ve sorumluluklar ve yetkililerin iletilmesini ve anlaşılmasını sağlamalıdırlar. Yönetim aynı zamanda yönetim sistemine bağlı tüm disiplini organizasyon içinde teşvik etmelidir. Üst yönetim aynı zamanda yönetim sisteminin önemini iletmekten ve çalışan farkındalığını arttırmaktan da sorumludur.

6. Planlama

Bu madde, iki alt maddeden oluşur:
6.1 Riskleri ve fırsatları ele alan eylemler
6.2 Yönetim sistemi hedefleri ve bu hedeflere ulaşmak için planlama

Kuruluşların artık tehditleri ve fırsatları ele almak ve yönetim sisteminin yapması gereken şeyleri - istenmeyen etkileri önleyebilir veya azaltabilir ve iyileştirme sağlanması-  gerçekten yapmasını sağlamak için riske dayalı bir yaklaşım kullanmaları gerekmektedir.

Bu hedeflere ulaşmak için hedefler ve planlar geliştirilmelidir; bunların kuruluş aracılığıyla aşamalandırması, sorumlulukları ve zaman çerçevelerini içermesi gerekir. Ayrıca, değişikliklerin planlanması ve herhangi bir değişikliğin potansiyel sonuçlarının (olumlu veya olumsuz) bilinmesi gerekir.

7. Destek

Bu madde beş alt maddeden oluşur:
7.1 Kaynaklar
7.2 Yeterlilik
7.3 Farkındalık
7.4 İletişim
7.5 Dokümante edilmiş bilgi.

Kuruluşların hedeflere ulaşmak için gereken desteğe bakması ve yönetim sisteminin amaçlarını incelemesi gerekmektedir. Yetkili kişilerin sağlanması, uygun şekilde bakımı yapılan altyapı ve uygun çevrenin yanı sıra ekipman ve kalibrasyonunun izlenmesi- ölçülmesi de dahil olmak üzere yönetim sistemini desteklemek için kaynakların sağlanması gerekir. 

Ayrıca, disiplin için gerekli bilgi belirlenmeli, sürdürülmeli ve kullanıma hazır bulundurulmalıdır. Önceki versiyon standartlarda yer alan belge kontrolü ve kayıt yönetimi, ‘dokümante edilmiş bilgi’ ile değiştirilmiştir. ‘Dokümante edilmiş bilgi’ kavramında, kuruluş hangi belgelerin gerekli olduğunu tespit eder ve bu bilgiler için en uygun ortamı belirler.

8. Operasyon

Madde 8'in bir alt maddesi vardır:
8.1 Operasyonel planlama ve kontrol

Yönetim sistemi gereksinimlerinin büyük kısmı bu tek madde yer alır. Bu madde, birçok standartta yer alan Ürün Gerçekleştirme, Operasyonel Kontrol ve Tehlike Tanımlama, Risk Değerlendirmesi ve Risk Kontrolü başlıklarını kapsayarak yerini almaktadır.

Uygun kabul kriterleri ve beklenmedik durum planları gibi kavramlarla birlikte operasyonları için gerekli süreçleri belirleyen kuruluşlara daha güçlü bir vurgu yapılmaktadır. Örneğin; Uygunsuzluklar, vaka ve acil durum hazırlığı kavramları.

Ayrıca, yüksek seviye yapının artık dış hizmet sağlayıcı (yükleniciler, dış kaynaklı süreçler, tedarik vb.) için, değişim yönetimi ve kontrolü adına gereksinimleri de içermektedir.

9. Performans değerlendirme

Bu maddenin üç alt maddesi vardır:
9.1 Analiz ve değerlendirme
9.2 İç denetim
9.3 Yönetimin gözden geçirmesi

Performans değerlendirmesi; eski standart versiyonunda yer alan değerlendirme, veri analizi ve izleme - ölçme maddelerini kapsayan bir madde olarak yer almaktadır.

Burada kuruluşların ne, nasıl ve ne zaman izlenecek, ölçülecek, analiz edilecek ve değerlendirileceği belirlenmesi gerekmektedir. İç denetim de kuruluşun yönetim sistemi gerekliliklerine uygunluğunun kontrol edildiği bir süreçtir. 

Son adım olan yönetimin gözden geçirmesi, yönetim sisteminin uygun, yeterli ve etkili olup olmadığına bakıldığı maddedir.

10. Geliştirme

Bu maddenin iki alt maddesi vardır:
10.1 Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet
10.2 Sürekli iyileştirme

Kuruluşların uygunsuzluklara ve olaylara uygun şekilde tepki vermeleri ve sonuçları kontrol etmek, düzeltmek ve başka bir yerde tekrarlanmaması /ortaya çıkmaması için sebebi ortadan kaldırmak adına harekete geçmeleri gerekmektedir.

Kuruluşun, yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini de geliştirmesi gerekmektedir. Önceki versiyon standartlarda yer alan ‘Önleyici faaliyet’ teriminin yerine madde 4'teki risk esaslı süreç yaklaşımı ve madde 6'daki riskleri ele alan eylemler getirilmiştir.

  1. SONUÇ

Yüksek seviye yapının çıkış sebepleri ve madde içerikleri incelendiğinde; ortak terim, ortak gereklilikler ile yeni yaklaşımlar hem yönetim sistemlerini uygulayan işletmeler hem uygunluk değerlendirme sektöründe denetimden eğitime hizmet veren uzmanlar için faydalar sağladığı görülmektedir.

Bu yapı, çoklu yönetim sistemi kullanan kuruluşların yönetim sistemlerinin entegrasyonunu kolaylaştırmasını sağlamaktadır. Aynı zamanda da tüm işletmeleri entegre sistemlere teşvik etmektedir. Bu olgu ise, sektörler içinde gerek ürün gerek hizmet kalitesi seviyelerinde artışı beraberinde getirmektedir.

Bunun dışında, ürün/hizmet sağlayan ticari kuruluşların uyguladıkları yönetim sistemi içerisindeki güncellemeleri ilerleyen süreçte daha hızlı ve kolay gerçekleştirilmesi mümkün olmaktadır. Yönetim sisteminin uygulanması süresince benzer şekilde tutulan kayıtlar ile çalışan iş yükü azalırken; daha verimli ve hata payı daha az olan ürün/hizmet üretimi söz konusu olmaktadır.

Yüksek seviye yapı standartlara geçiş ürün/hizmet sağlayan ticari kuruluşların yanı sıra, uygunluk değerlendirme sektörü firmalarına da birçok avantaj sağlamaktadır. Yönetim sistemi standartlarının ana maddelerinin benzer içerikte olması ve belgelendirme süreçlerindeki yaklaşımların birbirine daha benzer hale gelmesi; uygunluk değerlendirme sektörü uzmanlarının daha verimli şekilde yeni revize standartları algılanması, uzmanların yetkinliklerinin farklı standartlar için daha etkili şekilde genişletilmesine imkân sağlamaktadır. Örneğin; ISO 9001:2015 standart revizyonu hakkında eğitim almış bir uzmanın, ISO 22000:2018 Standart revizyonunu öğrenmesi daha verimli olmaktadır.

Sonuç olarak, Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO)’ndan nihai ürün/hizmet tüketicisi bireylere kadar yeni yapıdaki yönetim sistemi standartları verimlilik, kalite artışı ve memnuniyet sağlamaktadır. Ayrıca, yüksek seviye yapıda revize edilen yönetim sistemi standartları çerçevesinde faaliyet gösteren tüm ilgili taraflar arasında ortak dil oluşmuş olup, etkili iletişim söz konusu olmaktadır.

REFERANSLAR

  1. Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO), Management System Standards

https://www.iso.org/management-system-standards.html

  1. Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO), ISO Management Standards and The Concept of a Hıgh-Level Structure

https://www.iso.org/management-system-standards.html#PopularMSS

  1. Türk Standartları Enstitüsü (TSE), TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgelendirmesi

https://www.tse.org.tr/Icerik/DuyuruDetay?DuyuruID=4288

  1. Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO), ISOfocus yayını, Temmuz-Ağutos 2017, Sayfa 39, ISSN 2226-1095 https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/news/magazine/ISOfocus%20(2013-NOW)/en/2017/ISOfocus_123/ISOfocus_123_EN.pdf

  2. Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO), Management System Standards List, Mayıs 2020

https://www.iso.org/management-system-standards-list.html

  1. Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO), ISO 22313:2020 Security and resilience - Business continuity management systems - Guidance on the use of ISO 22301, Şubat 2020

https://www.iso.org/standard/75107.html

  1. Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu (ISO), ISO/IEC Directives Part 1 and Consolidated ISO Supplement- Procedures specific to ISO, 11. Edition, 2020

https://www.iso.org/sites/directives/current/consolidated/index.xhtml

  1. British Safety Council, Annex SL The management system standard yayını, sayfa 2-3

https://www.britsafe.org/media/3571/annex-sl-the-management-system-standard.pdf

  1. PwC’s Auditor Training Center, Part 2 – The New ISO High-Level Structure, Ocak 2015

https://auditortraining.pwc.com.au/new-iso-high-level-structure-mean/

  1. BSI Group, Introducing Annex SL Whitepaper- The new high level structure for all management system standards of the future, sayfa 2-3

https://www.bsigroup.com/LocalFiles/nl-nl/iso-9001/BSI-Annex-SL-Whitepaper.pdf

  1. Graham Watson Integre Ltd., How Many Business Management Systems do we Need? Hunterston A, Eylül 2012

https://docplayer.net/20751031-The-new-iso-standard-standard-template.html

  1. IRCA Briefing note: Annex SL (previously ISO Guide83)

https://annexsite.files.wordpress.com/2012/11/irca-briefing-note-annex-sl-previously-iso-guide-83.pdf


FACEBOOK YORUMLAR

YORUMLAR

  • 0 Yorum